新型コロナウイルスの影響で経営が好調だった企業も経営がかなり厳しい状況になってきています。
実際に、新型コロナウイルスの影響で倒産した企業は１７０社を超えたと言われています。
参考：NHKニュース
今回の新型コロナウイルス感染拡大により、多くの企業ではリモートワークを採用したりするなど、社員の採用の方法が見直されつつあります。
IT技術の発達により、日頃時間をかけて行なっている業務を自動化することで時間を有効活用できるだけでなく、採用コストも削減することができます。
これらのことからもITを導入することでたくさんのメリットを得られることがわかりますよね。
ITを会社にうまく導入したいけど、あまり上手く行かないなどの悩みを抱える中小企業は多く存在しているはずです。
今回は、そんな企業をサポートすることができる画期的なサービスについてご紹介します。
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IT秘書サービスとは？
IT秘書とは企業のビジネス内容を把握して、IT技術を使って企業の運営をより良い方向にサポートしていくサービスです。
IT秘書サービスを運営する株式会社ウイズの開発スタッフはエンジニアなどの技術者集団で、
企業側がIT雇ったIT秘書さんと株式会社ウイズのスタッフさんが連携して企業をサポートしていくという体制です。
IT秘書サービスは、業務を自動化できるExcelマクロシステムの開発やホームページのメンテナンス、
リモート通話を社内に浸透させるためのマニュアルなどを作成してくれます。
IT秘書のサポートは全てリモートワークなので、企業側は交通費を払ったりする必要はありません。
IT秘書サービスが7万円以下で利用できるのに対し、エンジニアのようなITのスペシャリストを1人雇うには６０万〜８０万の費用がかかるので、
ITに詳しい人材が雇えなくて困っているという企業にはオススメです。
IT秘書サービスの流れ
サービスの流れを簡単に説明します。
はじめの無料診断では、各会社のITを用いてどこに改善の余地があるかどうかを分析し検討します。
改善するべき場所を見つけたら、サービスの開始に伴って実施計画をIT秘書さんが提案してくれます。
その計画に沿って会社のIT運用をサポートしていくという流れです。
IT秘書プランと金額について
プランはスタンダートプランと、ライトプランの２つです。
ライトプラン
スタンダートプラン
webミーティングは一回１時間ほど。実施計画書に沿った運用ができているかの確認などを行います。
IT社会はトレンドの移り変わりも早いものです。IT秘書サービスでは時代のトレンドや企業の方針に合わせてその都度実施計画書を修正していきます。
ライトプランとスタンダートプランではこの頻度に差があります。
また、ライトプランとスタンダートプランの一番の大きな違いは、システム支援があるかないかです。
システム支援とは、実際に自動化のツール開発や、マニュアル作成を行うというサービスです。
具体例は以下の通り
システム支援の具体例
- Excelマクロ開発で、日常の業務を効率化するためのツールを開発してくれる
- ホームページでの古い記事を更新したり、ページに動きをつけるようなデザインを施してくれる
- テキストファイルを加工したり、特定のアプリケーションの自動実行など、業務に合わせた自動化が可能になる
- 社内での業務のノウハウを蓄積するためのマニュアルやリモートワークを実行するためのマニュアルを作成してくれる
IT秘書サービスを活用するメリット
簡単な業務は自動化して、経営者にしかできない業務に集中できる
規模の小さい会社の場合、経営者が日常の業務などの自動化できる作業を自分で行い、
本来行うべき事業計画や資金計画、将来のビジョン設計などに時間を使えないケースがあります。
IT秘書サービスを活用することで、経営者の経営以外の業務を行う時間を短くし、有効活用することができます。
雇用している社員の労働環境を柔軟にすることができる
IT秘書サービスを活用することでリモートワークを行ったり、社員が在宅ワークができる環境を整えることができます。
社員がリモートワークなどで働けるようになれば、社員は日頃の面倒な通勤をする必要もなくなり、
会社側も社員に交通費を払うことなく人件費の削減ができます。
IT技術の活用は、ウイルスの拡大や災害などが発生した時でもリモートワークで継続的に業務を進める備えにもつながりますよね。
採用の無駄を省くことができる
IT秘書サービスでは、ITで自動化できる業務を分析して教えてくれるので、必要最低限の人材を雇って会社を経営していくことができるようになります。
おれの楽な仕事が…
ITについて相談できる人がいる
新しいシステムを会社で導入したい時や、ホームページの作成を他社に依頼する際、どうしても価格が言い値になってしまい、
相場よりも高い価格で契約させられてしまうことがあります。
そんな場合でもIT秘書サービスならITのスペシャリストに相談できるので、このような事態を避けることができます。
社内のコミュニケーションをグループウェア化し、業務のノウハウを資産として会社に残すことができる
グループウェアとは、社内で一つの情報やファイルを共有して、業務効率を上げるツールのことです。
今まで、個人同士で行っていたメールのやり取りなどを、グループウェアで共有するようにしたりすることで、
業務内容を記録しながら作業することができ、その業務を担当していた人が会社を辞めたりした後でも、
ノウハウが資産として社内に残る。という仕組みを作ることができます。
IT秘書サービスを活用すべき企業
- 会社内にITに詳しい人がいない企業
- 事務業務が多い企業
- できるだけ人材採用コストを削減したい企業
- 経営者が運営以外の仕事に追われている
- 会社内の業務がほとんどリモートワークでも作業可能な場合
IT秘書サービスを活用する必要のない企業
- すでにITに詳しいエンジニアが会社内にいる
- 社員が専門知識を持ったスペシャリストで構成されている会社
- すでにリモートワークでの業務が上手くいっている
- すでに会社内で事務業務を自動化できるシステムを共有できている
ブログ運営者のIT秘書サービスに関する個人的見解
コロナウイルスの影響で通勤が困難になったり、会社の経営が難しく人件費を削減したい会社が増えている中で、
このサービスはかなり需要のある画期的なサービスだと思いました。
今回の新型コロナウイルスの一件で社員の働き方は大きく変化していくと考えています。
ITをうまく経営に取り入れて事業を成功させたいという企業には、かなりおすすめできるサービスなのではないかな。と私は考えます。
コロナ不況を乗り切るための策として、IT秘書サービスの利用を検討してみてはいかがでしょうか。
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